Målsetting
Mindre manuelt arbeid og bedre kontantstrøm.
Resultat
De har automatisert deres utleie av lokaler , og satt opp en flott nettside med online booking. De sparer tid med mindre manuell administrasjon, og har økt inntektene sine.
Nøkkelfunksjoner som ble brukt til utleie av lokaler
- Nettside for utleie av lokaler
- Bookingsystem med bookingkalender
- Online betalingsløsning
- Administrasjonsverktøy
- Kalender med oversikt over lokaler
Om Nardo FK – utleie av klubbhus
Nardo Fotballklubb er en bydelsklubb i Trondheim. De har en medlemsmasse på ca. 500 medlemmer, og tilbyr både breddefotball og toppfotball. De leier ut klubbhuset til medlemmer og andre som ønsker å leie. Dette er en vesentlig del av klubbens inntekter.
Utfordringer med utleie av lokaler
Nardo FK opplevde å ha mye manuelt arbeid knyttet til utleie av deres klubbhus. De tok imot henvendelser fra kunder som ønsket å leie lokalet via telefon eller e-post, noe som førte til at de brukte mye tid på bestillinger. I tillegg ble fakturaer sendt i etterkant, når kunden var ferdig med å leie lokalet. En del betalte heller ikke i tide, noe som krevde mer manuell oppfølging. Dette resulterte i dårlig kontantstrøm, og de opplevde at det tok lang tid før de fikk inn pengene.
De ønsket også å presentere lokalene på en bedre måte, slik at flere får lyst til å leie klubbhuset, og få flere kunder. Samtidig ønsket de et system som lot dem skille mellom de ulike rommene inne i klubbhuset, for å unngå dobbeltbookinger og muliggjøre utleie av flere lokaler samtidig.
Dette var bakgrunnen for at de tok kontakt med Sharefox.
Implementering av utleiesystem for utleie av lokaler
Nardo FK har ved hjelp av Sharefox utleiesystem automatisert og forbedret sin utleietjeneste. Her er noen av løsningene som er implementert:
Dedikert nettbutikk for utleie av klubbhuset
Med en dedikert nettbutikk for utleie av klubbhuset, ble det enklere å vise fram klubbhuset fra sin beste side.
Mobilvennlig kalender for tilgjengelighet
Kalenderen viser tilgjengeligheten til enkeltrom og hele huset, og er optimalisert for mobil bruk. Dette gjør det enkelt for kundene å se tilgjengelighet, og man unngår dobbeltbookinger.
Mulighet for mersalg av ekstra ustyr
Ved booking har man en gyllen mulighet for å øke ordrebeløpet ved å tilby utleie av ekstra utstyr og tjenester, som for eksempel leie av musikkanlegg, catering og vask.
Kunden betaler med en gang
Med støtte for betaling på nett får man pengene direkte inn på konto, og slipper mye administrasjon. Sharefox støtter betaling både med kort, Vipps og faktura.
Enkel administrasjon av bookinger
Bookingsiden deres har en oversiktlig bookingkalender, som gjør at det er lett å se når de ulike lokalene er opptatt og tilgjengelig for leie. Kundene kan booke selv, de trenger ikke lenger kontakte Nardo FK på telefon eller e-post. Nardo FK har full oversikt over alle bestillinger og kunder i administrasjonssystemet fra Sharefox.
Muligheter for videre vekst
Mange lokasjoner
Ved bruk av Sharefox utleiesystem kan man legge til flere lokaler, og man har har alt man trenger for å holde oversikt gjennom Sharefox.
Digitale nøkler
Med Sharefox er det også mulig å koble systemet mot digitale låser, slik at kunden mottar digitale nøkkelkoder ved booking. Dette gir ekstra sikkerhet og reduserer mye manuell administrasjon, sammenlignet med fysiske nøkler.
Forhåndsbetaling av delbeløp
Sharefox har også støtte for å ta betalt bare en % av totalbeløpet på bookingstidspunktet, om kunden ønsker å ta betalt mange måneder i forveien. Dette kan være ideelt ved booking av eks. bryllup og konfirmasjoner; der dette kan bidra til at man unngår bookinger uten oppmøte, reduserer antall avbestillinger (noe som er særlig uheldig i høysesong der man ellers kunne leid ut til andre), og får inn deler av beløpet tidlig.
Medlemsrabatter
Brukere kan få tildelt rabatter på leie. For eksempel kan man opprette rabatter for klubbens medlemmer ved leie av lokalet.
Resultater for Nardo FKs utleie av lokaler
Sharefox utleiesystem har gitt Nardo FK en imponerende nettside som presenterer lokalene fra sin beste side. Systemets støtte for utleie av både hele huset og enkeltrom, uten risiko for dobbeltbookinger, har vært en nøkkelfaktor. I tillegg har muligheten til å enkelt legge til ekstra tjenester som høyttalere, bidratt til økte inntekter.
Nardo FK har gjennom implementeringen av Sharefox utleiesystem automatisert hele utleieprosessen. Overgangen fra manuelle bestillinger via telefon og e-post til en digital plattform har dramatisk redusert den tidligere ressurskrevende arbeidsprosessen. Med overgangen til online betalinger har de ikke bare oppnådd en betydelig forbedret kontantstrøm, men det har også forenklet betalingsprosessen for kundene.
Resultatet av overgangen til Sharefox har vært en positiv økning i omsetningen for Nardo FK. Denne løsningen har gitt dem muligheten til å maksimere inntektene samtidig som de effektiviserer prosesser og minimerer kostnader, og har bidratt til et større overskudd for klubben.
