Redovisning i uthyrningsföretag är ofta mer komplex än i många andra branscher eftersom verksamheten hanterar säsongsvariationer, flera betalningsmetoder, depositioner, periodisering av hyresintäkter och löpande förändringar i order.
Många uthyrningsföretag inom verktygsuthyrning, maskinuthyrning, bil- och släpvagnsuthyrning samt inom förrådsbranchen lägger därför ner mycket tid på manuell uppföljning mellan uthyrningssystemet och redovisningssystemet.
Det handlar inte om att uthyrningsföretag gör något fel. Uthyrning som affärsmodell ställer helt enkelt särskilda krav på hur intäkter, betalningar och kundrelationer registreras och bokförs.
Som Åsgeir Helland, VD och grundare av Sharefox, beskriver det:
”Manuella exporter och journalposter tar tid. Tid som du skulle kunna lägga på själva uthyrningsverksamheten.”
Varför lägger uthyrningsföretag så mycket tid på redovisning?
För många uthyrningsföretag börjar redovisningsarbetet med en export. Data laddas ner från uthyrningssystemet, anpassas och importeras manuellt till redovisningssystemet.
Detta fungerar bra för många företag, särskilt med lägre ordervolymer eller enklare arbetsflöden. Tidsåtgången ökar dock ofta i takt med att antalet beställningar, betalningsmetoder och kunder växer.
Lägg till behovet av avstämning, kontroll av verifikat och uppföljning av betalningar, och det är lätt att se varför redovisningsarbete kan bli en betydande del av vardagen.
Hur påverkar säsongsvariationer redovisningen?
De flesta uthyrningsföretag upplever stora variationer under året.
Sommaren är hektisk för företag som hyr ut båtar, cyklar och fritidsutrustning. Andra upplever toppar kring byggprojekt, evenemang eller flyttsäsong.
Utmaningen är att redovisningsarbetet ofta når sin topp samtidigt som verksamheten är som mest hektisk. När ordervolymen är som högst ökar också behovet av avstämning, uppföljning och kontroll.
Hur hanteras olika betalningsmetoder i redovisningen?
Ett uthyrningsföretag kan hantera:
- Onlinebetalningar
- Fakturor
- Kortbetalningar
- Delbetalning
- Deposition
- Återbetalningar
Varje betalningsmetod kräver olika hantering inom redovisningen.
Onlinebetalningar måste stämmas av med betalningsleverantören. Fakturor måste följas upp och matchas mot betalningar. Kortbetalningar aggregeras ofta dagligen. Återbetalningar och reklamationer gör bilden mer komplex.
För företag som hanterar flera betalningskällor samtidigt blir bra rutiner och tydliga systemflöden viktiga.
Sex redovisningsutmaningar som är typiska för uthyrningsbranschen
Förutom allmänna redovisningsutmaningar finns det flera problem som är typiska för uthyrningsbranschen.
Omsättning kontra betalning
En försäljning i uthyrningssystemet är inte nödvändigtvis detsamma som en inbetalning.
Kortbetalningar, fakturor och kontantförsäljning hanteras olika, och återbetalningar komplicerar bilden ytterligare, vilket gör avstämning mer krävande än i många andra branscher.
Förlängning av hyresperioder
När en kund förlänger hyresperioden längs vägen uppstår ofta nya orderrader, nya betalningsperioder eller justeringar av befintliga ordrar.
Detta måste hanteras konsekvent för att undvika fel och dubbelregistrering.
Beställning i en månad och leverans i en annan
En kund kan betala i december för en hyra som börjar i januari.
Förbetald hyra måste periodiseras korrekt. IIntäkten ska bokföras i den period som uthyrningen faktiskt avser, inte när betalningen mottagits.
Deposition och skadeavdrag
En insättning är inte inkomst vid mottagandet. Det är en skuld.
Om depositionen senare dras av för skada eller utebliven återlämning, ändras karaktären och blir intäkt. Felaktig hantering kan ge en missvisande redovisningsbild.
Flera betalningskällor samtidigt
Kontanter, faktura, kortbetalning och delbetalning måste alla hanteras olika i redovisningen.
Uthyrningsföretag med både fysisk och digital handel behöver därför tydliga rutiner för hur betalningar registreras och följs upp.
Avskrivningar på uthyrningsutrustning
Många uthyrningsföretag debatterar hur utrustning ska avskrivas.
Bör avskrivningar baseras på ålder, antal hyredagar eller faktisk användning? Svaret varierar mellan olika typer av utrustning och företag.
Vad kostar manuellt bokföringsarbete?
Tid är den mest uppenbara kostnaden.
iizy uppskattar att ett typiskt uthyrningsföretag kan lägga mellan 5 och 10 timmar i månaden på manuellt redovisningsarbete, vilket kan minskas genom bättre systemflöde och automatisering.
Men det finns också dolda kostnader:
- Felposter
- Saknade verifikationer
- Dubbelregistreringar
- Felaktig periodisering
- Försenad ekonomisk översikt
Michael Damnjanovic från iizy beskriver det så här:
”När en integration sparar tid blir det också färre fel och bättre kontroll. För oss är det ett drömscenario att ha en produkt som sparar kunderna både tid och pengar.”
Samtidigt betonar han att automatisering inte handlar om att ersätta revisorn:
”En integration är inte en konkurrent till revisorn. Vi frigör tid så att de kan fokusera på det som faktiskt skapar värde: kontroll och rådgivning.”
Olika uthyrningsföretag har olika behov av ekonomiflöden
Behovet av redovisningsarbetsflöde varierar från företag till företag.
Vissa företag hanterar få beställningar och har en enkel betalningsstruktur. Andra hanterar stora ordervolymer, flera platser och många betalningsmetoder samtidigt.
Därför erbjuder Sharefox flera nivåer för att hantera redovisning och ekonomiskt flöde.
Manuell export
Rapporter och CSV- eller Excel-filer kan exporteras från Sharefox och manuellt importeras till redovisningssystemet.
Detta passar väl för företag med låg volym eller enklare behov.
Delvis automatiserad lösning
Sharefox fakturamodul kan synkronisera fakturautkast direkt till redovisningssystemet.
Detta minskar manuell registrering och passar väl för företag med många fakturakunder.
Helautomatiserad integration
Genom integration med iizy kan både onlinebetalningar och fakturor hanteras automatiskt mellan uthyrningssystemet och redovisningssystemet.
Betalningsstatus synkroniseras dagligen och hyresintäkter kan periodiseras till rätt redovisningsperiod.
Detta är särskilt lämpligt för företag som vill minska manuellt arbete och hantera större volymer mer effektivt.
Exempel: Hur en order kan flöda automatiskt
- Kunden bokar online
- Betalningen registreras automatiskt
- Ordern skapas i Sharefox
- Fakturan eller betalningen synkroniseras till redovisningssystemet
- Betalningsstatus uppdateras tillbaka till Sharefox
- Intäkten periodiseras till rätt redovisningsperiod
Målet är inte nödvändigtvis att automatisera allt, utan att skapa bättre överblick, mindre manuellt arbete och ett effektivare ekonomiskt flöde.
Hur arbetar moderna uthyrningsföretag med detta?
Flera uthyrningsföretag använder nu digitala arbetsflöden för att minska manuellt arbete och få bättre kontroll över ekonomi och drift.
Inom maskinuthyrning och verktygsuthyrning har många företag valt att kombinera onlinebokning, betalning och redovisningsflöde i samma lösning för att spara tid under hektiska perioder.
För företag inom förrådsuthyrning handlar det ofta om att hantera löpande abonnemang, periodiseringar och automatiska betalningar på ett mer effektivt sätt.
Vill du se hur uthyrningssystem och redovisningssystem kan automatiseras tillsammans?
Vill du lära dig mer om hur uthyrningssystem och redovisningssystem kan kommunicera bättre i praktiken?
