Regnskabsføring i udlejningsvirksomheder er ofte mere kompleks end i mange andre brancher , fordi virksomheden håndterer sæsonbestemte variationer, flere betalingsmetoder, depositum, periodisering af lejeindtægter og løbende ændringer i ordrer.
Mange udlejningsfirmaer inden for værktøjsudlejning , maskinudlejning , bil- og trailerudlejning samt depotrum bruger derfor meget tid på manuel opfølgning mellem udlejningssystemet og regnskabssystemet.
Det er ikke fordi udlejningsfirmaer gør noget forkert. Det er fordi udlejning som forretningsmodel stiller særlige krav til, hvordan indtægter, betalinger og kunderelationer registreres og bogføres.
Som Åsgeir Helland, administrerende direktør og grundlægger af Sharefox, beskriver det:
"Manuel eksport og journalposteringer tager tid. Tid, du kunne bruge på selve udlejningsforretningen."
Hvorfor bruger udlejningsfirmaer så meget tid på regnskab?
For mange udlejningsfirmaer starter regnskabsarbejdet med en eksport. Data downloades fra udlejningssystemet, tilpasses og importeres manuelt til regnskabssystemet.
Dette fungerer godt for mange virksomheder, især med lavere ordrevolumener eller enklere arbejdsgange. Den nødvendige tid vil dog ofte stige i takt med at antallet af ordrer, betalingsmetoder og kunder vokser.
Læg dertil behovet for afstemning, kontrol af bilag og opfølgning på betalinger, og det er nemt at se, hvorfor regnskabsarbejde kan blive en væsentlig del af hverdagen.
Hvordan påvirker sæsonudsving regnskaberne?
De fleste udlejningsfirmaer oplever store udsving i løbet af året.
Sommeren er travl for virksomheder, der udlejer både, cykler og fritidsudstyr. Andre oplever spidsbelastninger omkring byggeprojekter, begivenheder eller flyttesæsonen.
Udfordringen er, at regnskabsarbejdet ofte topper på samme tid, som driften er travlest. Når ordrevolumen er højest, stiger behovet for afstemning, opfølgning og kontrol også.
Hvordan håndteres forskellige betalingsmetoder i kontiene?
Et udlejningsfirma kan håndtere:
- Onlinebetalinger
- Fakturaer
- Kortbetalinger
- Delvis betaling
- Depositum
- Refusioner
Hver betalingsmetode kræver forskellig håndtering i regnskabet.
Onlinebetalinger skal afstemmes med betalingsudbyderen. Fakturaer skal følges op og matches med betalinger. Kortbetalinger aggregeres ofte dagligt. Refusioner og krav gør billedet mere komplekst.
For virksomheder, der håndterer flere betalingskilder samtidigt, bliver gode rutiner og et tydeligt systemflow vigtigt.
Seks regnskabsmæssige problemstillinger specifikke for udlejninger
Ud over generelle regnskabsmæssige udfordringer er der flere problemstillinger, der er typiske for udlejningsbranchen.
Omsætning vs. betaling
Et salg i lejesystemet er ikke nødvendigvis det samme som en acontobetaling.
Kortbetalinger, fakturaer og kontantsalg håndteres forskelligt, og refusioner komplicerer billedet yderligere, hvilket gør afstemning mere krævende end i mange andre brancher.
Forlængelse af lejeperioder
Når en kunde forlænger lejeperioden undervejs, opstår der ofte nye ordrelinjer, nye betalingsperioder eller justeringer af eksisterende ordrer.
Dette skal håndteres konsekvent for at undgå fejl og dobbeltregistrering.
Bestil om én måned og levering om en anden
En kunde kan betale i december for en lejekontrakt, der starter i januar.
Forudbetalt husleje skal periodiseres korrekt. Indtægten skal registreres i den periode, hvor huslejen faktisk forfalder, ikke når betalingen modtages.
Depositum og fradrag for skader
En indbetaling er ikke indkomst ved modtagelsen. Det er en forpligtelse.
Hvis depositummet senere fratrækkes for skader eller manglende returnering, ændrer karakteren sig og bliver til indkomst. Forkert håndtering kan give et misvisende regnskabsbillede.
Flere betalingskilder på samme tid
Kontant, faktura, kortbetaling og delbetaling skal alle håndteres forskelligt i regnskabet.
Udlejningsfirmaer med både fysisk og digital handel har derfor brug for klare rutiner for, hvordan betalinger registreres og følges op.
Afskrivninger på udlejningsudstyr
Mange udlejningsfirmaer diskuterer, hvordan udstyr skal afskrives.
Skal afskrivninger baseres på alder, antal lejedage eller faktisk brug? Svaret varierer mellem forskellige typer udstyr og virksomheder.
Hvad koster manuelt regnskabsarbejde?
Tid er den mest åbenlyse omkostning.
iizy anslår, at et typisk udlejningsfirma kan bruge mellem 5 og 10 timer om måneden på manuelt regnskabsarbejde, hvilket kan reduceres gennem bedre systemflow og automatisering.
Men der er også skjulte omkostninger:
- Fejlregistreringer
- Manglende værdikuponer
- Dobbelt bogholderi
- Forkert periodisering
- Forsinket økonomisk overblik
Michael Damnjanovic fra iizy beskriver det således:
"Når en integration sparer tid, er der også færre fejl og bedre kontrol. For os er det et drømmescenarie at have et produkt, der sparer kunderne både tid og penge."
Samtidig understreger han, at automatisering ikke handler om at erstatte revisoren:
"En integration er ikke en konkurrent til revisoren. Vi frigør tid, så de kan fokusere på det, der rent faktisk skaber værdi: kontrol og rådgivning."
Forskellige udlejningsfirmaer har forskellige behov for regnskabsmæssige arbejdsgange.
Behovet for regnskabsmæssige arbejdsgange varierer fra virksomhed til virksomhed.
Nogle virksomheder håndterer få ordrer og har en simpel betalingsstruktur. Andre håndterer store ordrevolumener, flere lokationer og mange betalingsmetoder samtidigt.
Derfor tilbyder Sharefox flere niveauer til styring af regnskab og økonomiske flow.
Manuel eksport
Rapporter og CSV- eller Excel-filer kan eksporteres fra Sharefox og importeres manuelt til regnskabssystemet.
Dette er velegnet til virksomheder med lav volumen eller enklere behov.
Halvautomatisk flow
Sharefox' fakturamodul kan synkronisere fakturakladder direkte til regnskabssystemet.
Dette reducerer manuel registrering og er velegnet til virksomheder med mange fakturakunder.
Fuldautomatiseret integration
Gennem integration med iizy kan både online betalinger og fakturabestillinger håndteres automatisk mellem udlejningssystemet og regnskabssystemet.
Betalingsstatus synkroniseres dagligt, og lejeindtægter kan periodiseres til den korrekte regnskabsperiode.
Dette er især velegnet til virksomheder, der ønsker at reducere manuelt arbejde og håndtere større mængder mere effektivt.
Eksempel: Hvordan en ordre kan flyde automatisk
- Kundebøger online
- Betalingen registreres automatisk
- Ordren oprettes i Sharefox
- Faktura eller betaling synkroniseres med regnskabssystemet
- Betalingsstatus opdateres tilbage i Sharefox
- Indtægterne periodiseres til den korrekte regnskabsperiode.
Målet er ikke nødvendigvis at automatisere alt, men at skabe bedre overblik, mindre manuelt arbejde og et mere effektivt økonomisk flow.
Hvordan arbejder moderne udlejningsfirmaer med dette?
Flere udlejningsfirmaer bruger nu digitale arbejdsgange til at reducere manuelt arbejde og få bedre kontrol over økonomi og drift.
Inden for maskinudlejning og værktøjsudlejning har mange virksomheder valgt at kombinere online booking, betaling og regnskabsworkflow i samme løsning for at spare tid i hektiske perioder .
For minilageroperatører handler det ofte om at håndtere løbende abonnementer , periodiseringer og automatiske betalingsfradrag på en mere effektiv måde.
Vil du se, hvordan udlejningssystemer og regnskabssystemer kan automatiseres sammen?
Vil du gerne lære mere om, hvordan udlejningssystemer og regnskabssystemer kan kommunikere bedre i praksis?
Ofte stillede spørgsmål om regnskab og udlejning
1. Hvorfor er regnskab mere krævende for udlejningsfirmaer end andre brancher?
Udlejning kombinerer et højt transaktionsvolumen, sæsonudsving og flere betalingsmetoder samtidig. Derudover kræver periodisering af lejeindtægter og håndtering af depositum en særlig behandling, som mange generelle regnskabsløsninger ikke håndterer automatisk.
2. Hvad er periodiseringen af lejeindtægter?
Periodisering betyder, at omsætningen registreres i den periode, den faktisk tilhører, ikke når betalingen modtages. Hvis en kunde betaler i maj for en lejeperiode i august, skal omsætningen registreres i august.
3. Hvad er forskellen på et depositum og et skadesfradrag i regnskabet?
Depositum er en forpligtelse ved modtagelse og skal ikke bogføres som indtægt. Hvis depositummet fratrækkes for skader, ændres karakteren og bliver til indtægt. Forkert håndtering kan give et misvisende regnskabsbillede.
4. Hvordan håndterer udlejningsfirmaer regnskab i praksis?
Nogle håndterer regnskab manuelt via CSV- eller Excel-fileksport. Andre bruger semiautomatiske løsninger med synkronisering af fakturakladder, mens nogle vælger fuldautomatisk integration mellem udlejningssystem og regnskabssystem.
5. Hvilke regnskabssystemer kan integreres med Sharefox?
Sharefox understøtter integration med Tripletex , PowerOffice , e-conomic og eAccounting , og flere er tilgængelige på forespørgsel via iizy.
6. Hvor meget tid kan et udlejningsfirma spare på regnskabsintegration?
iizy anslår, at en typisk udlejningsvirksomhed kan spare mellem 5 og 10 timer om måneden på manuelt regnskabsarbejde ved at bruge et mere automatiseret regnskabsflow.
Hvad vil du gøre nu?
Her er 3 måder, vi kan hjælpe dig med at få din udlejningsvirksomhed til at vokse!
- Vil du have din virksomhed til at vokse i dag? Prøv Sharefox udlejningsprogram gratis - eller book en demo.
- Hvis du vil vide mere om Sharefox udlejningsprogram, læse om trends og nyheder, som vi deler gratis, kan du besøge vores blog eller gå til ressourcer i menuen. Her vil du finde blogindlæg, kundesager, e-bøger og Sharefox Academy.
- Følg os på de sociale medier, eller del denne blog på Linkedin eller Facebook.
