Ett uthyrningsföretag får många av samma frågor varje vecka. När kan jag hämta den? Vilken är min? Vad är koden? När ska den lämnas tillbaka? Svaren finns redan i beställningen. Det som avgör om kunden ringer dig eller inte är om informationen kommer fram vid rätt tidpunkt och i en kanal som kunden faktiskt läser.
I den här guiden går vi igenom vilka meddelanden ett uthyrningsföretag bör skicka, vad som passar bättre i e-post, samt hur du ställer in det i Sharefox så att meddelandena går ut av sig själva.
Varför ska uthyrningsföretag skicka aviseringar via SMS?
SMS läses snabbt. De flesta öppnar ett SMS inom några minuter, medan e-postmeddelanden ofta lämnas kvar till senare eller försvinner bland nyhetsbrev och annonser. För uthyrning betyder detta mycket, eftersom mycket av informationen är tidskritisk: kunden står vid upphämtningsplatsen, är på väg till ett kodlås eller ska lämna tillbaka om några timmar.
Det betyder inte att allt ska skickas via SMS. En bra tumregel är:
- SMS för vad kunden behöver göra: upphämtningsplats, vilken enhet som är deras, åtkomstkod och returtid
- E-post för vad kunden kan läsa i lugn och ro: orderbekräftelse, kvitto, villkor och längre instruktioner
Vilka meddelanden bör ett uthyrningsföretag skicka?
De flesta uthyrningsföretag klarar sig bra med fyra fasta meddelanden under hela hyresperioden. Tiderna nedan är en utgångspunkt, justera dem efter hur din uthyrning fungerar.
1. Orderbekräftelse omedelbart efter beställning
Kunden vill veta att beställningen har registrerats och vad som händer härnäst. Skicka den via e-post så snart beställningen är lagd. Inkludera vad som hyrdes, tid och plats för upphämtning och en länk till beställningen.
2. Påminnelse före upphämtning
Det här är meddelandet som sparar dig flest telefonsamtal. Skicka det via SMS dagen innan, eller några timmar före upphämtningstiden. Det bör innehålla var och när kunden ska hämta, vilken enhet som är deras och åtkomstkoden om du använder kodlås eller självbetjäning.
3. Påminnelse före retur
Sena returer påverkar nästa kund. Ett kort SMS dagen före returdatum, med tid och plats, gör att fler lämnar tillbaka i tid, och du slipper ringa runt för att fråga efter utrustning.
4. Uppföljning efter retur
Några dagar efter returen minns kunden fortfarande upplevelsen. Skicka ett tackmejl och be gärna om en recension på Google. Recensioner gör ditt företag mer synligt i både vanliga och AI-sökningar.
Hur ser det ut vid förrådsuthyrning och andra abonnemang?
Om kunden hyr ett förråd under en längre tid ser meddelandena lite annorlunda ut. Innan inflyttning behöver kunden inflyttningsdatum, förrådsnummer och helst en länk till planritningen, så att det är lätt att hitta. Medan hyresavtalet gäller kan du skicka uppdateringar om anläggningen, såsom ändrade öppettider eller underhåll, och be om en recension när kunden har haft förrådet ett tag. När abonnemanget sägs upp bör kunden meddelas om senaste utflyttningsdatum, och ett SMS på utflyttningsdagen kan påminna dem om att tömma och städa förrådet.
Vad ska ett SMS till hyreskunden innehålla?
Ett bra SMS är kort och innehåller bara det kunden behöver just då. Se till att meddelandet svarar på dessa frågor:
- Vem är avsändaren? Använd ett avsändarnamn som kunden känner igen, till exempel ditt företagsnamn.
- Vad gäller det? Till exempel upphämtning i morgon eller retur i dag
- Vilken enhet tillhör kunden? Nummer på släpvagn, förråd eller maskin
- Vad är koden? Om kunden ska öppna ett lås själv
- Var hittar kunden resten? En länk till beställningen eller en sida med instruktioner
Håll meddelandet under 160 tecken. Det skickas då som ett SMS, och du betalar för ett. Längre meddelanden delas upp och faktureras som flera SMS, även om kunden ser dem som ett. Om du har instruktioner om hur man använder utrustningen, husregler eller vägbeskrivning, lägg dem på en separat sida på din webbplats och länka till den.
Så här kan en påminnelse om förhandshämtning se ut i olika branscher :
- Släpvagnsuthyrning: "Hej Anna, din släpvagn är klar. Släpvagn 4, kod 4829. Hämta från kl. 08.00. Se din beställning: [länk]"
- Förråd: “Hej Erik, ditt förråd är klart för inflyttning. Förråd A-14, kod 5521. Se ditt avtal: [länk]”
- Maskinuthyrning : "Hej Per, minigrävaren är klar för upphämtning imorgon klockan 7. Läs detta innan du hämtar den: [länk]"
- Cykeluthyrning: "Hej Lisa, cyklarna är klara. Stadscykel (A-14, kod 4829) / Elcykel (B-02, kod 7710). Se beställningen: [länk]"
Om kunden hyr flera saker bör varje produkt ha sin egen enhet och kod. I ett SMS kan de stå efter varandra med snedstreck för att spara utrymme, medan e-posten kan ge varje produkt en egen rad.
Hur slipper kunden leta efter sin bokning?
Länken i meddelandet är viktigare än många tror. Om kunden måste komma ihåg sitt användarnamn och lösenord för att se sin beställning, ringer många istället.
Med en inloggningslänk kan kunden gå direkt till sin egen beställning med ett klick, utan lösenord. Allt kunden behöver ska finnas samlat där: vad som har hyrts, vilken enhet som är deras, åtkomstkod, upphämtningsplats och tider för upphämtning och återlämning. Om kunden bara har en aktiv beställning är det naturligt att den öppnas direkt. I Sharefox samlas allt detta på kundens egna bokningssida, och inloggningslänken kan infogas direkt i SMS:et.
Samma sida kan även hantera tillägg i efterhand. Om kunden har betalat på annat sätt än med kort kan kunden själv lägga till ett kort i beställningen. Kortet sparas, och eventuella ytterligare avgifter som tillkommer senare, såsom extra utrustning eller vägtullar, kan dras från kortet utan att du behöver skicka en faktura. I Sharefox kan ditt team få en avisering när kortet har lagts till.
Hur automatiserar du aviseringar?
Fyra meddelanden per bokning är mycket att hålla koll på manuellt. I ett uthyrningssystem konfigurerar du varje meddelande en gång och kopplar det till en händelse i bokningen, till exempel en dag före den schemalagda upphämtningen eller två dagar efter den faktiska återlämningen. Därefter skickas meddelandena ut av sig själva, även på helger och utanför kontorstid.
Meddelandena är fortfarande personliga eftersom innehållet hämtas från beställningen. I Sharefox skriver du texten en gång och infogar smarta fält för kundens namn, produkterna, den enhet kunden har tilldelats och åtkomstkoden. När meddelandet skickas står rätt information för varje kund, oavsett om kunden har hyrt en släpvagn eller tre cyklar.
Lagerboxen, som har över 1 000 förråd i södra Norge och Larvik, använder smarta fält i sina SMS-meddelanden till hyresgäster. Varje kund får sitt förrådsnummer och sin åtkomstkod i meddelandet, utan att någon på Lagerboxen behöver ange dem manuellt.
Om du behöver skicka något utanför den fasta konfigurationen kan du skicka ett sparat meddelande manuellt från bokningen. Allt som har skickats finns i bokningens aktivitetslogg, så att du kan kontrollera vad kunden har mottagit innan du svarar på en förfrågan.
Automatiska aviseringar är nära besläktade med självbetjäning. När kunden får en enhet och kod via SMS kan uthyrningen ske utan att någon behöver vara närvarande. Verktøyskuret i Oslo och Bærum hyr ut verktyg dygnet runt med Sharefox på följande sätt: kunden får en kod via SMS som öppnar boden och skåpet med verktyget, och om verktyget inte lämnas tillbaka i tid låses koden automatiskt.
Vad behöver du tänka på innan du skickar SMS till kunder?
- Service eller marknadsföring: Meddelanden om en beställning som kunden har lagt, såsom påminnelser och åtkomstkoder, är servicemeddelanden. Erbjudanden och kampanjer via SMS är marknadsföring, och huvudregeln i 19 § marknadsföringslagen är att kunden måste ha samtyckt i förväg. Befintliga kunder kan få erbjudanden om liknande tjänster utan samtycke, så länge de enkelt och kostnadsfritt kan tacka nej till fler utskick.
- Personuppgifter: Se till att din integritetspolicy beskriver vilka meddelanden du skickar och varför
- Avsändarnamn: Avsändarnamnet får normalt bestå av maximalt 11 tecken, utan å, ä och ö.
- Testa innan du börjar: Skicka ett testmeddelande till nummer hos de största mobiloperatörerna så att du vet att dina meddelanden kommer fram
Kom igång med de meddelanden som sparar dig mest tid
Du behöver inte ställa in allt på en gång. Börja med påminnelsen före upphämtning, eftersom det är den som sparar flest samtal, och lägg till returpåminnelse och uppföljning efter hand. Håll dina meddelanden korta, testa dem på dig själv och se vilka frågor kunderna slutar ställa.
Vill du se hur aviseringar, SMS och kundens egen bokningssida fungerar för din uthyrning? Boka en demo så visar vi dig upplägget med dina produkter.
Vanliga frågor och svar
1. Vilka meddelanden bör ett uthyrningsföretag skicka till kunder?
De viktigaste är orderbekräftelse, påminnelse före upphämtning, påminnelse före retur och uppföljning efter retur. Dessa fyra täcker det som de flesta kunder undrar över under hela hyresperioden.
2. Ska jag använda SMS eller e-post för kundaviseringar?
Använd SMS för korta, tidskritiska meddelanden som upphämtningstid, enhet och åtkomstkod. Använd e-post för orderbekräftelse, kvitto och längre information.
3. Hur långt kan ett SMS vara?
Ett standard-SMS är 160 tecken långt. Längre meddelanden delas upp och faktureras som flera SMS-meddelanden, även om mottagaren ser dem som ett enda meddelande.
4. Kan jag skicka åtkomstkoden via SMS?
Ja. I ett uthyrningssystem som Sharefox, som tilldelar en enhet och kod till beställningen, kan koden automatiskt infogas i påminnelsen före upphämtning. Om kunden hyr flera artiklar kan varje produkt ha sin egen enhet och kod.
5. Vad är dynamiska fält i ett SMS?
Dynamiska fält, även kallade kopplingsfält, är platshållare i en meddelandemall som ersätts med information från beställningen när meddelandet skickas. Om du skriver "Hej {förnamn}" i mallen får kunden "Hej Anna". I Sharefox kallas dessa smarta fält och de kan hämta kundens namn, produkterna, den enhet kunden har tilldelats och åtkomstkoden.
6. Kan kunden se sin bokning utan lösenord?
Ja. Med en inloggningslänk i meddelandet kan kunden gå direkt till sin beställning med ett klick. Enhet, åtkomstkod, upphämtningsplats och tider finns samlade där.
7. Behöver jag samtycke för att skicka SMS till hyreskunder?
Inte för meddelanden som rör en beställning kunden har lagt, såsom påminnelser om upphämtning och retur. Om du vill skicka erbjudanden eller kampanjer via SMS är huvudregeln i 19 § marknadsföringslagen att kunden har samtyckt i förväg. Undantaget är befintliga kunder, som kan få erbjudanden om liknande tjänster så länge de enkelt och kostnadsfritt kan tacka nej till fler utskick. Kontrollera reglerna i det land du är verksam i.
