Uppdaterad: 19 november 2025
Vad är ett förrådssystem – i praktiken?
Ett förrådssystem är en komplett programvara som digitaliserar hela driften av ett förråd. Systemet kombinerar bokning, betalning, avtal och åtkomst i en lösning, vilket ger verksamheten bättre kontroll, mindre manuellt arbete och högre lönsamhet.
Flera aktörer – som XL Minilager, Ekstrabod och Lager 247 – har valt digitala system för att hantera tillväxt och automatisera processer. Detta är särskilt viktigt när verksamheten går från ett fåtal förråd till flera platser.
Hur driver många förrådsföretag utan ett system?
Många små och medelstora aktörer i Sverige och Norden börjar med enkla verktyg som Excel eller en whiteboard. Allt eftersom kundbasen växer blir detta snabbt överväldigande.
Typiska manuella rutiner vi ser i branschen:
- Excel-ark för att hålla koll på vilka förråd som finns tillgängliga
- Avtal skickas fram och tillbaka via e-post
- Fakturor skapade manuellt – ofta med utestående betalningar
- Lösenord som delas och tas bort manuellt
- Förfrågningar via SMS och telefon dygnet runt
Detta resulterar i mer manuellt arbete, ökad risk för fel och i många fall förlorad inkomst.
Varför behöver förrådsföretag i Sverige ett digitalt system?
Ett modernt system tar bort mycket av administrationen och gör det möjligt att arbeta professionellt och skalbart. I Sverige förväntar sig kunderna att tjänster bokas och betalas digitalt – helst med BankID för säker identifiering.
Ett bra system för förråd gör att:
- Kunder kan boka när som helst
- Betalning sker automatiskt
- Åtkomst beviljas digitalt via koder eller app
- Verksamheten blir självbetjäning och mer förutsägbar
- Ägaren får fullständig översikt i realtid
Detta gör att verksamheten kan växa utan mer administration – en utmaning vi ser hos många av dagens förrådsoperatörer.
Vad ska en modern förrådssystem innehålla?
Ett professionellt system bör ha följande kärnfunktioner:
1. Onlinebokning med översikt i realtid
Kunder ska enkelt kunna hitta och reservera ett förråd direkt online. Många förrådsoperatörer upplever bättre konvertering när digital bokning och automatisk tillgänglighetsvisning är en del av kundupplevelsen.
2. Digitala avtal och e-signering
En säker och snabb process, helst kombinerad med BankID för svenska användare, ger juridisk giltighet och minskar manuellt arbete.
3. Automatiska betalningar och påminnelser
Automatiska abonnemangsbetalningar och debiteringar säkerställer att intäkter genereras kontinuerligt och att utestående belopp hanteras effektivt. Flera förrådsföretag ökar sin lönsamhet när prenumerationsbaserad betalning och uppföljning integreras i själva plattformen.
4. Digital åtkomst med koder, app eller smart lås
Integrationer med låssystem som Inlet, Dormakaba, Danalock, EVVA, Nuki, RCO eller Livion gör det möjligt att ge kunder omedelbar åtkomst utan manuell kodhantering. Moderna förråd uppnår en mer sömlös drift när smarta lås och digital åtkomstkontroll är direkt kopplade till bokning och betalning.
5. Instrumentpanel med realtidsöversikt
Ägare får full kontroll över förråd, kunder, kontrakt och intäkter – allt i ett gränssnitt.
6. Möjlighet till självbetjäning dygnet runt
Kunderna förväntar sig flexibilitet och tillgång dygnet runt. Många operatörer minskar antalet förfrågningar avsevärt genom självbetjäningslösningar som automatiserar hela kundupplevelsen från bokning till åtkomst.
Från manuell drift till modern programvara (jämförelse)
| Arbetsyta | Manuell operation (Excel, faktura, SMS-koder) | Med ett förrådssystem (Sharefox) |
|---|---|---|
| Bokning | Ägaren kontrollerar Excel med varje förfrågan | Kundbokningar online, systemet uppdateras automatiskt |
| Kontrakt | Skickat och signerat manuellt | Digitalt signerad på några sekunder |
| Betalning | Faktura och manuell uppföljning | Automatiska betalningar och påminnelser |
| Tillträde | Koder delas manuellt | Automatisk åtkomst via smart lås |
| Kundservice | Förfrågningar kväll/helg | Självbetjäning dygnet runt |
| Översikt | Whiteboard/Excel | Instrumentpanel med full kontroll |
Fördelar för förrådföretag
Ett komplett system erbjuder:
• Mindre manuellt arbete och färre fel
• Bättre överblick över kunder och förråd
• Säkrare och snabbare betalningar
• En professionell och modern kundupplevelse
• Skalbara operationer — från en till många platser
Hur fungerar Sharefox som förrådssystem?
Sharefox är ett komplett digitalt förrådssystem som används av aktörer i Norge, Sverige och Danmark.
Systemet inkluderar:
• Webbplats med integrerad bokning
• Digitala avtal med BankID
• Automatiska betalningar och avdrag för prenumerationer
• Integration med smarta låssystem för digital åtkomst
• Fullständig översikt över kunder, intäkter och förråd
Kundexempel från Norden
XL Minilager
XL- förråd har infört digital bokning, automatisk betalning och självbetjäning – vilket erbjuder kunderna dygnet runt-service utan extra bemanning.
Lager 247
Lager 247 minskade det manuella arbetet avsevärt efter att ha kombinerat bokning, betalning och åtkomst i ett system.
Ekstrabod
Ekstrabod växer snabbt och använder en digital lösning för att hantera flera förrådsenheter på ett strukturerat sätt.
Lagerboxen
Lagerboxen driver ett helt digitalt förråd med onlinebokning, automatisk betalning och digital tillgång via personlig kod.
Sammanfattning
Ett modernt Förrådssystem gör det enklare att arbeta professionellt, minskar administrationen och gör det möjligt för kunder att hyra när som helst. Nordiska aktörer som XL förråd , Lager 247, Ekstrabod och Lagerboxen visar hur digital verksamhet ger bättre överblick, mindre manuellt arbete och ökad lönsamhet.
Vill du se hur Sharefox kan effektivisera din förrådsverksamhet? Ha ett icke-bindande samtal med oss!
FAQ – vanliga frågor om miniförvaringssystem
1. Hur mycket kostar ett förrådssystem i Sverige?
Prissättningen beror på funktioner, antal platser och volym. De flesta lösningar har ett fast månadspris plus transaktionsavgifter. Se mer prisinformation.
2. Hur kommer jag igång med ett digitalt system?
Den vanliga processen är att kartlägga behov, upprätta bokningar och avtal, integrera lås och utbilda anställda.
3. Måste jag byta ut fysisk utrustning för att digitalisera?
Ofta kan befintliga lås och koder användas under övergångsfasen, men smarta lås ger bäst effekt.
4. Kan systemet integreras med redovisning?
Ja, moderna lösningar integreras med system som Tripletex, PowerOffice, eAccounting, Fortnox och e-conomic.
5. Är detta relevant för små aktörer?
Absolut. Många börjar med några få förråd och bygger upp en professionell verksamhet från dag ett.
6. Hur digitaliserar jag bokning, betalning och åtkomst samtidigt?
En komplett lösning hanterar detta i ett system – från första klick till färdig åtkomst.
Vad ska du göra nu?
När du är redo... här är tre sätt som vi kan hjälpa dig att utveckla din uthyrningsverksamhet!
- Vill du få ditt företag att växa redan idag? Prova uthyrningssystemet Sharefox uthyrningssystem gratis - eller boka en demo.
- För att lära dig mer om Sharefox uthyrningssystem, läsa om trender och nyheter som vi delar gratis, besök vår blogg eller gå till resurser i menyn. Här kommer du att hitta blogginlägg, kundärenden, e-böcker och Sharefox Akademi.
- Följ oss på sociala medier eller dela denna blogg på Linkedin eller på Facebook.
