Opdateret: 19. november 2025
Hvad er et depotrumssystem – i praksis?
Et depotrumssystem er et komplet softwaresystem, der digitaliserer hele driften af et depotrum. Systemet kombinerer booking, betaling, kontrakter og adgang i én løsning, hvilket giver virksomheden bedre kontrol, mindre manuelt arbejde og højere rentabilitet.
Flere aktører – såsom Trygdepot, XL Minilager, Ekstrabod og Lager 247 – har valgt digitale systemer til at styre vækst og automatisere processer. Dette er især vigtigt, når virksomheden går fra et par enheder til flere lokationer.
Hvordan driver mange depotrumvirksomheder uden et system?
Mange små og mellemstore aktører i Danmark og Norden starter med simple værktøjer som Excel eller en whiteboard. Efterhånden som kundebasen vokser, bliver dette hurtigt overvældende.
Typiske manuelle rutiner vi ser i branchen:
- Excel-ark til at holde styr på, hvilke depoter der er ledige
- Kontrakter sendes frem og tilbage via e-mail
- Fakturaer oprettet manuelt – ofte med udestående betalinger
- Adgangskoder, der deles og fjernes manuelt
- Henvendelser via SMS og telefon døgnet rundt
Dette resulterer i mere manuelt arbejde, øget risiko for fejl og i mange tilfælde tabt indkomst.
Hvorfor har depotrumvirksomheder i Danmark brug for et digitalt system?
Et moderne system fjerner meget af administrationen og gør det muligt at operere professionelt og skalerbart. I Danmark forventer kunderne, at tjenester bookes og betales digitalt – helst med MitID for sikker identifikation.
Et godt system til depotrum gør at:
- Kunder kan booke når som helst
- Betalingen sker automatisk
- Adgang gives digitalt via koder eller app
- Driften bliver selvbetjening og mere forudsigelig
- Ejeren får fuldt overblik i realtid
Dette gør det muligt for virksomheden at vokse uden mere administration – en udfordring, vi ser hos mange af nutidens depotrumoperatører.
Hvad skal en moderne depotrumssystem indeholde?
Et professionelt system bør have følgende kernefunktioner:
1. Online booking med overblik i realtid
Kunder skal nemt kunne finde og reservere et depotrum direkte online. Mange depotrumoperatører oplever bedre konvertering, når digital booking og automatisk visning af tilgængelighed er en del af kundeoplevelsen.
2. Digitale kontrakter og e-signering
En sikker og hurtig proces, helst kombineret med MitID for danske brugere, giver juridisk gyldighed og reducerer manuelt arbejde.
3. Automatiske betalinger og påmindelser
Automatiske abonnementsbetalinger og -debiteringer sikrer, at der genereres løbende indtægter, og at udestående beløb håndteres effektivt. Adskillige depotrumvirksomheder øger deres rentabilitet, når abonnementsbaseret betaling og opfølgning integreres i selve platformen.
4. Digital adgang med koder, app eller smartlås
Integrationer med låsesystemer som Inlet, Dormakaba, Danalock, EVVA, Nuki, RCO eller Livion gør det muligt at give kunder øjeblikkelig adgang uden manuel kodehåndtering. Moderne depotrum opnår en mere problemfri drift, når smarte låse og digital adgangskontrol er direkte forbundet med booking og betaling.
5. Dashboard med overblik i realtid
Ejere får fuld kontrol over enheder, kunder, kontrakter og omsætning – alt sammen i én brugerflade.
6. Mulighed for selvbetjening døgnet rundt
Kunderne forventer fleksibilitet og adgang døgnet rundt. Mange operatører reducerer antallet af forespørgsler betydeligt gennem selvbetjeningsløsninger, der automatiserer hele kundeoplevelsen fra booking til adgang.
Fra manuel betjening til moderne software (sammenligning)
| Arbejdsområde | Manuel betjening (Excel, faktura, SMS-koder) | Med et depotrumssystem (Sharefox) |
|---|---|---|
| Booking | Ejeren tjekker Excel for hver forespørgsel | Kundebookinger online, systemopdateringer automatisk |
| Kontrakt | Sendt og underskrevet manuelt | Digitalt underskrevet på få sekunder |
| Betaling | Faktura og manuel opfølgning | Automatiske betalinger og påmindelser |
| Adgang | Koder deles manuelt | Automatisk adgang via smart lås |
| Kundeservice | Henvendelser om aftenen og i weekenden | Selvbetjening 24/7 |
| Oversigt | Whiteboard/Excel | Dashboard med fuld kontrol |
Fordele for depotrumvirksomheder
Et komplet system tilbyder:
• Mindre manuelt arbejde og færre fejl
• Bedre overblik over kunder og depoter
• Sikrere og hurtigere betalinger
• En professionel og moderne kundeoplevelse
• Skalerbare operationer — fra én til mange lokationer
Hvordan fungerer Sharefox? depotrumssystem?
Sharefox er et komplet digitalt system til depotrum brugt af aktører i Norge, Sverige og Danmark.
Systemet omfatter:
• Hjemmeside med integreret booking
• Digitale kontrakter med MitID
• Automatiske betalinger og abonnementsfradrag
• Integration med smarte låsesystemer til digital adgang
• Fuld oversigt over kunder, omsætning og depoter
Kundeeksempler fra Norden
XL Minilager
XL Minilager har indført digital booking, automatisk betaling og selvbetjening – og tilbyder dermed kunderne 24-timers service uden ekstra personale.
Lager 247
Lager 247 reducerede det manuelle arbejde betydeligt efter at have kombineret booking, betaling og adgang i ét system.
Ekstrabod
Ekstrabod vokser hurtigt og bruger en digital løsning til at administrere mange lokationer på en struktureret måde.
Lagerboxen
Lagerboxen driver et fuldt digitalt depotrum med online booking, automatisk betaling og digital adgang via personlig kode.
Opsummering
Et moderne Depotrumssystem gør det nemmere at drive professionelt, reducerer administrationen og giver kunderne mulighed for at leje når som helst. Nordiske aktører som XL depotrum , Lager 247, Ekstrabod og Lagerboxen viser, hvordan digital drift giver bedre overblik, mindre manuelt arbejde og øget rentabilitet.
Vil du gerne se, hvordan Sharefox kan effektivisere din depotrumdrift? Tag en uforpligtende snak med os!
FAQ – ofte stillede spørgsmål om depotrumssystemer
1. Hvor meget koster et depotrumssystem i Danmark?
Prisen afhænger af funktioner, antal lokationer og volumen. De fleste løsninger har en fast månedlig pris plus transaktionsgebyrer. Se flere prisoplysninger.
2. Hvordan kommer jeg i gang med et digitalt system?
Den sædvanlige proces er kortlægning af behov, etablering af bookinger og kontrakter, integration af låse og træning af medarbejdere.
3. Skal jeg udskifte fysisk udstyr for at digitalisere?
Ofte kan eksisterende låse og koder bruges i overgangsfasen, men smarte låse giver den bedste effekt.
4. Kan systemet integreres med regnskab?
Ja, moderne løsninger integrerer med systemer som Tripletex, PowerOffice, eAccounting, Fortnox og e-conomic.
5. Er dette relevant for små aktører?
Absolut. Mange starter med et par depoter og opbygger en professionel virksomhed fra dag ét.
6. Hvordan digitaliserer jeg booking, betaling og adgang på samme tid?
En komplet løsning håndterer dette i ét system – fra første klik til færdig adgang.
Hvad vil du gøre nu?
Her er 3 måder, vi kan hjælpe dig med at få din udlejningsvirksomhed til at vokse!
- Vil du have din virksomhed til at vokse i dag? Prøv Sharefox udlejningsprogram gratis - eller book en demo.
- Hvis du vil vide mere om Sharefox udlejningssystem, læse om trends og nyheder, som vi deler gratis, kan du besøge vores blog eller gå til ressourcer i menuen. Her vil du finde blogindlæg, kundesager, e-bøger og Sharefox Academy.
- Følg os på de sociale medier, eller del denne blog på Linkedin eller Facebook.
